Le règlement

Préambule

Avec le budget participatif, s’ouvre un nouveau chapitre de la démocratie locale.

Le budget participatif permet de développer le pouvoir d’agir des citoyens en leur confiant le choix de la dépense d’une partie du budget d’investissement annuel pour la réalisation de projets qu’ils ont imaginés et choisis à travers un vote.

Ce dispositif a été créé par délibération du Conseil Municipal du mois de mars 2021.

Les modifications du présent règlement seront actées par décision du Maire.

Les engagements de la commune

  • Objectivité : des critères de recevabilité et de faisabilité,
  • Egalité : d’accès au dépôt de projet et au vote grâce aux différents vecteurs (numérique et papier),
  • Transparence : par une information claire et simple sur le règlement, les étapes du processus, les périodes et les délais,
  • Confiance : dans les organes de contrôle à chaque étape de la campagne : une commission composée de citoyens tirés au sort, d’agents municipaux et d’élus,
  • Représentativité : des membres de la commission,
  • Neutralité : le porteur du projet n’a pas d’intérêt dans la réalisation du projet (s’il est entrepreneur, artisan et que son projet est lauréat, il ne pourra pas être Maître d’œuvre en phase réalisation),
  • Co-construction : mobilisation des porteurs de projet dans toutes les étapes du projet, du dépôt à la réalisation,
  • Sensibilisation des usagers : à la réalité des contraintes juridiques, techniques et financières de chaque projet,
  • Continuité : processus pérenne, régulier, et ininterrompu,
  • Mise en valeur : des projets retenus pour le vote et lauréats.

Les informations personnelles collectées durant chaque campagne seront traitées conformément au RGDP.

Article 1 : Le territoire

Les projets du budget participatif doivent :

  • être réalisés sur le territoire de la commune de Saint-Rémy-de-Provence,
  • concerner le domaine public communal.

Article 2 : Le budget d’investissement alloué

La somme consacrée au budget participatif est définie tous les ans. Elle est votée en Conseil Municipal.

Article 3 : Le public

Le public ciblé par le dépôt de projet comme par le vote peut varier d’une campagne à une autre, en fonction des enseignements tirés des années précédentes, et des sujets d’actualité qui peuvent se présenter.

Qui peut déposer un projet?

  • Toute personne âgée de 16 ans et plus, résidant sur la commune de Saint-Rémy-de-Provence,
  • Toute personne âgée de 16 ans et plus, scolarisée sur la commune de Saint-Rémy-de-Provence,
  • Toute personne âgée de 16 ans et plus, exerçant une activité professionnelle sur la commune de Saint- Rémy-de-Provence,
  • Toute personne payant des impôts locaux sur la commune de Saint-Rémy-de-Provence,
  • Les associations domiciliées sur la Commune de Saint-Rémy-de-Provence et enregistrées en Préfecture.

Par souci de neutralité, les élus ayant un mandat local ne peuvent pas déposer de projet.

Qui peut voter?

  • Toute personne âgée de 16 ans et plus, résidant sur la commune de Saint-Rémy-de-Provence,
  • Toute personne âgée de 16 ans et plus, scolarisée sur la commune de Saint-Rémy-de-Provence,
  • Toute personne âgée de 16 ans et plus, exerçant une activité professionnelle sur la commune de Saint- Rémy-de-Provence,
  • Toute personne payant des impôts locaux sur la commune de Saint-Rémy-de-Provence. Des contrôles aléatoires destinés à vérifier les justificatifs pourront être réalisés.

Les associations et autres personnes morales ne peuvent pas voter.

Par souci de neutralité, les élus ayant un mandat local ne peuvent pas voter.

Article 4 : Critères de recevabilité des projets

  • Relever de la compétence de la commune,
  • Être localisé sur la commune,
  • S’inscrire dans le patrimoine disponible de la ville (ne pas nécessiter l’acquisition ou la location d’un local ou d’un terrain),
  • Relever de dépenses d’investissement,
  • Être d’intérêt général (bénéficier à tous, ne pas satisfaire des intérêts privés ou particuliers ni induire un avantage financier pour le porteur de projet),
  • Être suffisamment détaillé pour pouvoir être estimé juridiquement, techniquement et financièrement par les services de la ville,
  • Être techniquement et juridiquement réalisable (respecter la réglementation en vigueur),
  • Ne pas dépasser l’enveloppe de 50 000€ TTC par projet,
  • Être réalisable dans un délai de 2 ans,
  • Être en adéquation avec le développement durable,
  • Ne pas être en passe d’être réalisé ou en cours d’exécution,
  • Ne pas être relatif à l’entretien normal et régulier de l’espace public,
  • Limiter les coûts de fonctionnement et de gestion d’entretien courant (ne pas générer un coût de fonctionnement de plus de 5%),
  • Être déposé dans le délai imparti (cf. article spécifique).

NB : Un projet dont le montant estimatif dépasse jusqu’à 20% le plafond des 50 000€ pourra être étudié
par la commission et soumis à l’étude des services municipaux s’il revêt un caractère « particulièrement intéressant».

Article 5 : Étapes

Il y a plusieurs étapes.

Leurs périodes et leurs durées sont proposées chaque année par la chargée de mission Participation citoyenne et Démocratie participative et validée par la Directrice Générale des Services, en adéquation avec les échéances administratives et politiques (dates de Conseil Municipal, vote du budget, élections, organisation des services…) et en fonction des enseignements tirés des campagnes précédentes.

A. Dépôt de projet

La période de dépôt des projets est d’un mois et demi.
Les personnes autorisées à déposer un projet sont indiquées dans l’article « Public ». Le dépôt de projet peut se faire de plusieurs manières et à plusieurs endroits :

Pour le format papier :

  • En mairie,
  • A la maison des associations,
  • A la maison de la jeunesse.

Pour le format numérique :

  • Depuis le site internet de la ville ou son application mobile,

Toute personne ayant des difficultés à formuler son idée ou ayant besoin d’utiliser un support numérique peut prendre contact avec :

  • La chargée de mission Participation citoyenne et démocratie participative,
  • La maison des associations,
  • Le Liber’espace,
  • L’écrivain public tient une permanence au Liber’espace,
  • La maison de la jeunesse.

Quel que soit le support, les informations personnelles suivantes sont demandées au dépôt :

  • Nom
  • Date de naissance
  • Adresse postale
  • Prénom
  • Numéro de téléphone
  • Adresse mail

Ces informations ne figurent pas dans le projet déposé porté à la connaissance du public. Seuls le prénom et l’initiale du nom de famille ou le pseudo utilisé sont indiqués.

Les dépôts de projet en format papier sont enregistrés en version numérique par la chargée de mission Participation citoyenne et démocratie participative au fil des dépôts.

Un projet déposé peut être modifié ou retiré par son dépositaire pendant toute la phase de dépôt.

Le dépôt de projet en format numérique nécessite un enregistrement avec identifiant et mot de passe. Tout dossier déposé en dehors du délai imparti n’est pas recevable.

B. Analyse des projets

La période prévisionnelle d’analyse est de trois mois.

Elle se fait en plusieurs temps.

Analyse de la recevabilité des dossiers déposés :

Objectif : s’assurer que chaque projet déposé réponde aux critères énoncés dans les articles « Public » et « Critères de recevabilité des projets ».

Il s’agit de réaliser un premier tri des projets en les catégorisant de « recevables » ou « non recevables ».

Cette première étape est validée par une commission. La notion de citoyenneté et de co-construction doit être valable tout au long des étapes de ce dispositif. Il a donc été imaginé qu’un panel représentatif de la population, constitué en commission, contribue à l’arbitrage relatif à la recevabilité et l’éligibilité des projets.

Cette instance est composée de :

  • 6 personnes issues d’un tirage au sort parmi une liste de volontaires. Les personnes ayant un mandat local ne peuvent pas candidater. Dans la mesure du possible, la parité en termes de sexe et tranche d’âge sera respectée lors de ce tirage au sort. La liste des candidats à cette commission doit être finalisée avant le début de la phase d’analyse.
  • La chargée de mission Participation citoyenne et démocratie participative en tant que pilote du dispositif et modératrice.
  • Les responsables des services (ou leur représentant) : direction générale, marché, finances, technique et urbanisme, légitiment à se prononcer sur les critères de recevabilité juridique, technique, et financière.
  • 4 élus du Conseil Municipal volontaires pour participer, au prorata de leur représentativité en Conseil Municipal. Pour des questions de neutralité, ces derniers n’ont qu’une voie consultative au sein de la commission. Ils s’assurent également que le cadre est respecté.

Soit un total de 16 personnes.

Il est rappelé que la commission n’a pas vocation à se prononcer sur la pertinence du projet mais seulement sur sa recevabilité sur la base de critères objectifs préalablement définis.

Après cette première analyse, le porteur d’un projet irrecevable est informé. Chaque refus est argumenté.

Le projet jugé recevable fait l’objet d’une analyse technique, juridique, et financière destinée à se prononcer sur son éligibilité.

Analyse de l’éligibilité des projets :

Objectif : vérifier la faisabilité technique, juridique et financière des projets (nature des travaux, montant
prévisionnel, respect de la règlementation en vigueur, délai de réalisation…)

Cette étape est réalisée par les services municipaux concernés.

Dans une démarche de collaboration et de pédagogie, le porteur de projet peut être sollicité lors de cette étape afin d’apporter des précisions aux techniciens. Il peut être invité à se rendre en mairie ou sur le site envisagé du projet.

Selon le cas (contraintes techniques, juridiques ou financières, plusieurs projets similaires) des ajustements pourront être proposés au porteur du projet pour permettre sa réalisation. La fusion de plusieurs projets peut également être proposée s’ils présentent des similitudes (en termes de lieu ou de type de projet). Les porteurs sont alors informés des propositions d’ajustement ou de fusion. Ils peuvent refuser la proposition faite par les services municipaux mais s’exposent à une inéligibilité de leur projet par la commission (après étude des arguments de chacune des parties).

Quel que soit le motif, le projet inéligible est justifié auprès du porteur de projet comme du public. Dans un souci de transparence et de pédagogie, il reste affiché sur la plateforme en ligne de façon à ce que chacun prenne connaissance du motif du refus.

Les projets considérés éligibles sont présentés à la commission qui valide la liste définitive avant la phase de vote.

C. Consultation et vote des projets éligibles.

La durée prévisionnelle de vote est de deux mois.

Le public pourra prendre connaissance des projets éligibles :

  • Depuis le site internet de la ville ou son application mobile,
  • En mairie,
  • A la maison des associations,
  • Dans un lieu déterminé chaque année en fonction des disponibilités (durée prévisionnelle d’exposition de 1 mois)
  • Lors d’un évènement ouvert au public, type « forum», qui peut être organisé.

Les personnes autorisées à voter sont indiquées dans l’article « Public ».

Comme pour la phase de dépôt, le vote peut se faire de différentes manières et à plusieurs endroits : En format papier

  • En mairie,
  • A la maison des associations,
  • A la maison de la jeunesse,

En format numérique

  • Depuis le site de la ville ou son application mobile.

Les personnes ayant des difficultés pour voter pourront se rendre dans les mêmes lieux ressources que pour la phase de dépôt.

Quel que soit le support, les informations personnelles suivantes sont demandées lors du vote :

  • Nom
  • Date de naissance
  • Adresse postale
  • Prénom
  • Numéro de téléphone
  • Adresse mail

Seul le prénom ou le pseudo utilisé apparait sur le projet concerné.

Les formulaires de vote papier sont enregistrés en version numérique par la chargée de mission Participation
citoyenne et démocratie participative au fil des votes.

Chaque usager peut se prononcer sur autant de projets qu’il le souhaite dans la limite de l’enveloppe annuelle disponible. Il ne peut pas voter plusieurs fois pour le même projet, que ce soit en version papier et/ou numérique.

Un vote peut être modifié ou supprimé pendant toute la phase de vote.

Le vote en format numérique nécessite un enregistrement avec identifiant et mot de passe.

Il n’est pas possible de voter ou modifier son/ses choix au-delà de la date limite.

Les projets lauréats sont ceux ayant obtenu le plus grand nombre de votes, format électronique et papier confondus, dans la limite de l’enveloppe financière annuelle disponible.

La liste définitive doit être validée par la commission. Elle pourra réaliser un contrôle aléatoire des votants.

Une fois approuvée, la liste définitive des projets lauréats est présentée en Conseil Municipal pour délibération.

Afin de respecter la philosophie du budget participatif, les élus de la Majorité se sont moralement engagés à respecter les choix des citoyens en termes de projets à réaliser.

A l’issu du Conseil Municipal, un évènement type « cérémonie des projets lauréats», peut être envisagé pour mettre en valeur les projets retenus, permettre aux porteurs de présenter leur idée et le processus de collaboration avec les services de la Ville.

D. Réalisation des projets.

La Ville s’engage à réaliser les projets retenus dans les deux ans suivants si les caractéristiques techniques et juridiques le permettent. En effet, chaque projet retenu est soumis aux mêmes règles, lois et règlements qui s’imposent à la commune pour chaque investissement (réglementation relative aux marchés publics, délais d’étude, commande, conception..).

Les porteuses et porteurs de projet s’engagent à être partie prenante de la réalisation du projet.

Les projets réalisés feront l’objet d’actions de valorisation (communication, inaugurations…).

Article 6 : Evaluation

Dans une perspective d’amélioration permanente, chaque campagne de Budget Participatif fera l’objet d’une évaluation par :

  • Les porteurs de projet,
  • Les votants,
  • Les agents des services municipaux sollicités.

Règlement adopté lors du Conseil Municipal du 26 octobre 2021. Délibération N°2021-165.

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